Żoliborski Dom kultury jest instytucją nową, otwartą na trendy, zmiany, marzenia, potrzeby, przemiany, eksperymenty. Jesteśmy instytucją, która buduje swoje struktury, misję, wizję i strategię rozwoju. W związku z rozwojem poszukujemy osoby na stanowisko:
Specjalistka/Specjalista ds. organizacyjno – administracyjnych
Główne obowiązki:
- prowadzenie spraw organizacyjnych ŻDK – rejestrowanie korespondencji (prowadzenie dziennika korespondencji), rejestracja
i obsługa wysyłek pocztowych; - prowadzenie sekretariatu oraz innych spraw organizacyjnych związanych z prowadzeniem biura, w tym obsługa telefoniczna biura;
- opracowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej ze skargami
i wnioskami; - opracowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z zapytaniami i interpelacjami radnych;
- prowadzenie rejestrów: zarządzeń, poleceń służbowych, pełnomocnictw, pieczątek, kluczy, kodów dostępu oraz innych rejestrów;
- prowadzenie rejestru umów (CRU);
- prowadzenie rejestru faktur w związku z zamówieniami publicznymi
- organizacja i nadzór zakupów zleconych przez poszczególne komórki organizacyjne ŻDK i samodzielne stanowiska;
- organizacja i nadzór nad obsługą teleinformatyczną;
- prowadzenie spraw związanych z gospodarką środków trwałych i niskocennych; prowadzenie spraw w zakresie wyposażenia ŻDK;
- prowadzenie spraw związanych z obsługą administracyjną nieruchomości i lokali użytkowanych przez ŻDK, w tym spraw związanych z zapewnieniem mediów (zawieranie/ rozwiązywanie umów, rozliczanie mediów);
- prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami;
- prowadzenie spraw związanych z powierzeniem mienia;
- prowadzenie spraw dotyczących archiwizacji dokumentacji;
- współpraca organizacyjno – administracyjna z innymi działami ŻDK
- wykonywanie innych czynności organizacyjno – administracyjnych związanych z działalnością Żoliborskiego Domu Kultury
Wymagania niezbędne:
- wykształcenie: preferowane wyższe
- minimum 3 letnie doświadczenie w pracy zawodowej w obszarze administracji
- praktyczna znajomość przepisów związanych z prawem w zakresie administrowania budynkami oraz KPA i innymi dotyczącymi prowadzeniem instytucji kultury;
- znajomość programów dotyczących zarzadzania środkami trwałymi (mile widziana znajomość programu Symfonia);
- bardzo dobra umiejętność obsługi komputera (pakietu MS Office, w szczególności excel);
- umiejętność pracy w zespole, odpowiedzialność, sumienność i rzetelność, dobra organizacja czasu pracy.
Oferujemy:
- Rodzaj umowy – umowa o pracę
- Wymiar – 1/1 etat
- Wynagrodzenie 5500,00 zł brutto – 6000,00 zł brutto
- Miejsce wykonywania pracy – Warszawa Żoliborz
- Miejsce w strukturze organizacyjnej – pracownik Działu Administarcyjno – Technicznego
- Planowany termin rozpoczęcia pracy – preferowany od 15.10.2024r. (termin może ulec zmianie w zależności od wyników naboru).
WARUNKI APLIKOWANIA
Wymagane dokumenty:
- list motywacyjny;
- CV z klauzulą: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Żoliborski Dom Kultury w Dzielnicy Żoliborz m.st. Warszawy, ul. Mickiewicza 22, 01-551 Warszawa, w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacyjnym na aplikowane przeze mnie Stanowisko Specjalisty/Specjalistki do spraw organizacyjno-administracyjnych.
Dokumenty należy dostarczyć do dnia 27.09.2024 r. do godz. 16.00 na adres mailowy: rekrutacja@zoliborskidomkultury.pl umieszczając w tytule: Specjalista ds. organizacyjno–administracyjnych
Żoliborski Dom Kultury skontaktuje się tylko z wybranymi kandydatami. Kandydaci zostaną powiadomieni o rozmowie kwalifikacyjnej telefonicznie lub mailowo.
Procedura naboru:
Proces rekrutacji na wyżej wymienione stanowisko będzie dwuetapowy.
- Etap – polega na sprawdzeniu i ocenie wymagań formalnych oraz dodatkowych na podstawie nadesłanych aplikacji.
- Etap – rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami oraz praktyczny test wiedzy
Uwaga!
- Aplikacje, które wpłyną po upływie wskazanego terminu lub niekompletne, nie będą rozpatrywane.
- Żoliborski Dom Kultury zastrzega sobie prawo odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie
3 Żoliborski Dom Kultury zastrzega sobie prawo niewybrania żadnego z kandydatów.
- Żoliborski Dom Kultury zastrzega sobie prawo zatrudnienia wybranego kandydata na innym niż podane w ogłoszeniu stanowisku, po spełnieniu odpowiednich wymagań kwalifikacyjnych wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
***
Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych dla kandydatów do pracy
W związku z zapisami art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Żoliborski Dom Kultury w Dzielnicy Żoliborz m.st. Warszawy, ul. Mickiewicza 22, 01-551 Warszawa.
- Informujemy, że na mocy art. 37 ust. 1 lit. a) RODO Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD) – Pana Łukasza Rakockiego, który w jego imieniu nadzoruje sferę przetwarzania danych osobowych. Z IOD można kontaktować się pod adresem mail: iod@zoliborskidomkultury.pl lub za pomocą poczty tradycyjnej, kierując pismo na adres Administratora.
- Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji, w szczególności w celu oceny kwalifikacji zawodowych, zdolności i umiejętności potrzebnych do pracy na stanowisku, na które Państwo aplikuje.
- Podstawą prawną przetwarzania jest przesłanie dokumentów aplikacyjnych przez kandydata, realizacja obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z prowadzoną rekrutacją, w przypadku przetwarzania danych o niepełnosprawności tj. art. 22¹ kodeksu pracy określający zakres danych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
- Ubiegając się o dane stanowisko mogą zostać Państwo poproszeni o przesłanie następujących danych:
- imię i nazwisko,
- dane kontaktowe,
- informacje o wykształceniu, (o ile jest to wymagane przy ubieganiu się o dane stanowisko),
- informacje o kwalifikacjach zawodowych, (o ile jest to wymagane przy ubieganiu się o dane stanowisko),
- informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, (o ile jest to wymagane przy ubieganiu się o dane stanowisko),
- informacje (oświadczenia) o karalności, zdolności do czynności prawnych oraz pełni praw publicznych – uzyskiwane na podstawie oświadczeń, (o ile jest to wymagane przy ubieganiu się o dane stanowisko),
- obywatelstwo (o ile jest to wymagane przy ubieganiu się o dane stanowisko),
- informacje dotyczące niepełnosprawności,
- inne informacje (podanie tych danych jest w pełni dobrowolne a ich wysłanie stanowi podstawę do przetwarzania dla administratora w zakresie niezbędnym dla procesu rekrutacji).
- Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe w zakresie określonym przepisami kodeksu pracy oraz innych ustaw jeżeli stanowisko tego wymaga, niepodanie danych wymagalnych będzie skutkowało pozostawieniem kandydatury bez rozpatrzenia w procesie rekrutacji.
- Administrator może przekazać Państwa dane innym podmiotom na podstawie przepisów prawa lub powierzyć podmiotom świadczącym usługi Administratorowi na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (podmiotom świadczącym usługi szkoleniowe dla pracowników, podmiotom świadczącym usługi grupowego ubezpieczenia na życie, firmom serwisującym oprogramowanie itp.).
- Dokumenty aplikacyjne, w tym zawierające dane osobowe, kandydata wybranego w procesie rekrutacji zostaną dołączone do jego akt osobowych i będą przechowywane przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zatrudnieniu. Dokumenty aplikacyjne pozostałych kandydatów którzy zakwalifikowali się do grona 5 najwyżej ocenionych kandydatów będą przechowywane przez okres do 6 miesięcy, a pozostałych przez okres 3 miesiąca od zakończenia procesu naboru. W przypadku nieodebrania dokumentów aplikacyjnych przez kandydatów w powyższych terminach, zostaną one mechanicznie zniszczone.
- Pozostała dokumentacja z przebiegu procesu rekrutacji jest przechowywana zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
- Przysługuje Państwu, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, możliwość:
- dostępu do danych osobowych jej/jego dotyczących (art. 15 RODO),
- żądania sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO),
- usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 17, 18 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO).
- Z powyższych uprawnień można skorzystać w siedzibie Administratora, kierując korespondencję na adres Administratora lub drogą elektroniczną pisząc na adres: iod@zoliborskidomkultury.pl.
- Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Państwa danych osobowych. Organem właściwym dla ww. skargi jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
- Przetwarzanie danych osobowych nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu.
- Dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
